در آخرین ویرایش استاندارد PMBOK نیز همانند سایر نسخه ها به ریسک توجهی ویژه شده است. با این حال در این استاندارد بر انتهای مسیر ریسک یعنی بهینه سازی پاسخ به ریسک تاکید بیشتری شده است. به همین دلیل در ادامه این نوشتار ضمن بیان تعریف مختصری از ریسک، به ارائه نمونه های عملی از پاسخ به ریسک پرداخته می شود.

ریسک چیست؟

هیچ ضمانتی برای موفقیت در پروژه‌ها نیست. حتی ساده‌ترین فعالیت در پروژه نیز می‌تواند با چالش‌های غیرمنتظره روبه‌رو شود.

به هر پدیده احتمالی که در صورت وقوع بر اهداف پروژه اثر بگذارد، ریسک پروژه گفته می‌شود.

ریسک می‌تواند یک رویداد احتمالی (آتش‌سوزی) یا یک موقعیت احتمالی (قطع دسترسی به یک بخش مهم) باشد. همچنین ریسک می‌تواند رخ بدهد یا ندهد … ولی اگر رخ بدهد می‌تواند موجب تغییر در پروژه گردد؛ بنابراین ریسک، هر رویداد یا موقعیت احتمالی است که می‌تواند بر پروژه اثر داشته باشد.

باید دانست که همه ریسک‌ها منفی نیست؛ برای نمونه، پیدا شدن روشی ساده‌تر برای انجام کار یا احتمال ظهور یک فناوری جدید و بهینه می‌تواند ریسک مثبت باشد که از آن با نام فرصت یاد می‌شود.

مدیریت ریسک یعنی برای احتمال‌ها برنامه‌ریزی کنید

توجه جدی به ریسک در پروژه‌ها نشان از بالندگی مدیریت پروژه دارد. در کلیپ زیر یک نمونه از پاسخ به ریسک فعالانه در بازی های جام جهانی ۱۹۹۴ ارائه شده است.

در اینجا نوشتاری قرار داده شده است که به صورت مفصل به تشریح فرآیندهای مدیریت ریسک در پروژه پرداخته است. مطالعه این نوشتار را توصیه می کنیم.

مدیران پروژه می توانند پاسخ های مختلفی به ریسک در پیش گیرند ولی همه این واکنش ها در یکی از دسته بندی های زیر قرار می گیرند.

انواع پاسخ به ریسک‌های منفی

پرهیز  (Avoid)

به این معنی است که یا با کاهش علت ریسک یا از طریق تغییر برنامه پروژه و مانند آن از ریسک دوری شود.

نمونه: به خاطر بدی هوا احتمال برگزار نشدن جلسه حضوری وجود دارد ازاین‌رو تصمیم گرفته می‌شود که جلسه به‌صورت ویدئوکنفرانس برگزار شود.

کاهش (Mitigate)

کاهش ریسک با انجام اقدام فعالانه که بر دو جنبه توجه دارد:

• کاهش احتمال وقوع ریسک با انجام نوعی سیستم کنترلی
• کاهش اثر ریسک درصورتی ‌که رخداد آن پذیرفته شود.

برای کاهش احتمال اینکه کاربران از یک محصول استفاده نکنند، تعداد دوره‌های آموزشی افزایش بیابد. برای کاهش تأخیر زمانی ناشی از آسیب دیدن یک محصول در حمل‌ونقل، دو نمونه ساخته شود.

آموخته‌های پروژه‌های پیشین نقشی مهم در شناسایی و واکنش به ریسک دارد. در ساخت دکل حفاری در خلیج مکزیک خطر یا ریسک آتش‌سوزی دکل، سازندگان را نگران کرده بود. برای کاهش خطرهای این ریسک طراحی دکل به‌گونه‌ای انجام شد که تا حد امکان اثر این ریسک کاهش یابد.

انتقال (Transfer)

به معنای انتقال ریسک و پیامدهای آن به شخص ثالث است. ریسک از بین نمی‌رود بلکه مسئولیت آن تغییر می‌کند. خرید بیمه، تهیه ضمانت‌نامه بانکی، گارانتی و برون‌سپاری نمونه‌هایی از انتقال ریسک است. در این حوزه باید دقت داشت که هرچند ریسک منتقل شده ولی در حين پروژه و به هنگام بروز ريسک، ممکن است شخص ثالث به‌تنهایی از عهده آن برنیاید و درنهایت، کل پروژه متضرر ‌شود.

نمونه ها: بیمه تجهیزات برای کاهش ریسک آسیب دیدن آن‌ها در زمان حمل.

برای کاهش ریسک دیر آماده شدن محصول و در نتیجه مشکل در راه اندازی، جریمه تأخیر در قرارداد در نظر گرفته می‌شود.

پذیرش (Accept)

گرفتن یک تصمیم آگاهانه در مورد اینکه ریسک پذیرفته شود. این راهبرد زمانی روی می‌دهد که نمی‌توان یا به‌صرفه نیست که پاسخی برای ریسک در نظر گرفته شود. پذیرش هم می‌تواند به‌صورت منفعلانه باشد یعنی اینکه ذخیره زمانی یا هزینه‌ای برای ریسک تهیه شود و هم می‌تواند فعالانه باشد که در آن صورت ممکن است منجر به فعال شدن برنامه احتیاطی پس از وقوع ریسک منجر شود.

گاه پاسخ «پذیرش» نوعی پاسخ منفعلانه تلقی می‌شود ولی در بیشتر موارد این پاسخ از تحلیل هزینه-فایده به دست می‌آید. برای نمونه می‌توان به مدیریت ریسک در کشور هلند اشاره داشت. این کشور پایین‌تر از سطح دریا قرار دارد و ازاین‌رو برای جلوگیری از ورود آب به خشکی، سدهایی در اطراف آن کشیده شده است. در شرایط سیل شدید، هلندی‌ها قصد دارند قسمتی از زمین‌هایی را که به دست آورده‌اند به دریا پس بدهند. مناطقی که نباید در آب فرو برود  و آن را که در آب فرو می‌رود را خود انتخاب می‌کنند. بدین خاطر سدها را عمدا می‌شکنند و در برخی موارد حتی برنامه‌ریزی می‌کنند که یک منطقه را قربانی کنند. البته به ساکنان این منطقه هشدارهای لازم داده می‌شود. این طرح مقرون به‌صرفه‌تر از طرح‌های گسترده محافظت از سیل خواهد بود.

انواع پاسخ به ریسک‌های مثبت (فرصت)

تسهیم (Share)

تسهیم ریسک مشابه با انتقال ریسک است. در این حالت نیز ریسک به شخص ثالثی سپرده می‌شود که می‌تواند به شکل بهتر فرصت را مهیا نماید.

یک سازمان در زمینه سرمایه‌گذاری دارای توانمندی است درحالی‌که در زمینه بازاریابی این‌گونه نیست. تشکیل مشارکت با یک شرکت بازاریاب می‌تواند احتمال دستیابی به فرصت‌ها را افزایش دهد.

در کلیپ زیر نشان داده می شود که چگونه ترکیب توانمندی ساخت قطارها پرسرعت با فناوری تولید ماشین های مسابقه بوگاتی منجر به بازگشت سهم بازار این قطارها گردید.

بهره‌برداری (Exploit)

متضاد پاسخ «پرهیز» است و به معنای این است که هر کاری لازم است صورت پذیرد تا فرصت پیش رو محقق شود. این پاسخ می‌تواند از طریق افزودن کار به پروژه یا تغییر در آن پیگیری شود.

کارفرما می‌خواهد تا پروژه دو ماه زودتر تمام شود و به ازای آن پاداش خوبی نیز برای این کار در نظر گرفته‌ است. ازاین‌رو منابع باکیفیت‌ بیشتر به پروژه افزوده می‌شود یا بودجه بیشتری در اختیار آن قرار می‌گیرد تا زمان کار کوتاه‌تر گردد.

تقویت (Enhance)

متضاد پاسخ «کاهش» است و بر انجام اقدام فعالانه در دو حوزه زیر تمرکز دارد:

– بالا بردن احتمال وقوع فرصت

– بالا بردن اثر فرصت

این احتمال وجود دارد که بتوان به‌جای دو مرحله تست پذیرش کاربران برای محصول، در یک مرحله آن را انجام داد که به ارائه زودتر محصول و پیشی گرفتن از رقبا منتهی خواهد شد. ازاین‌رو تیم پروژه تصمیم می‌گیرد که یک تست داخلی انجام دهد تا در مرحله نخست تست پذیرش کاربران، احتمال موفقیت بیشتر شود.

پذیرش (Accept)

یک تصمیم آگاهانه در بهره‌برداری از یک فرصت.

این احتمال وجود دارد که بتوان به‌جای دو مرحله تست پذیرش کاربران برای محصول، در یک مرحله آن را انجام داد که به ارائه زودتر محصول در بازار و پیشی گرفتن از رقبا منتهی خواهد شد. تیم پروژه تصمیم می‌گیرد برنامه را تغییر دهد تا به این فرصت برسند.

در پاسخ به ریسک باید به این نکته نیز توجه داشت که ممکن است پاسخ به یک ریسک، خود عامل ایجاد ریسک دیگری شود که از آن با عنوان ریسک‌های ثانویه (Secondary Risks) یاد می‌شود. برای نمونه در نتیجه حفر کانال‌هایی برای جلوگیری از آسیب رساندن سیلاب، احتمال دارد افراد، ناخواسته درون آن بیفتند و آسیب ببینند.

در پروژه ساخت سازه محافظ از تشعشعات چرنوبیل، سازندگان برای پرهیز از ریسک آسیب رسیدن به کارکنان در اثر تشعشعات اتمی تصمیم گرفتند تا سازه را با فاصله از محل بسازند. ولی این ریسک به نوبه خود منجر به ریسک دیگری در ساخت پروژه گردید.

همچنین باید به ریسک‌های باقی‌مانده (Residual Risks) نیز توجه داشت. آن‌ها ریسک‌هایی هستند که با وجود در نظر گرفته شدن پاسخ‌ها باقی می‌مانند. برای نمونه حتی اگر یک ساختمان بلند در مقابل زلزله و بارهای ثقلی تقویت شده باشد هنوز این احتمال وجود دارد که این ساختمان در اثر وزش بادهای بسیار شدید آسیب‌پذیر باشد.

در نهایت می توان این طور بازگو نمود که در صورت در نظر گرفتن واکنش مناسب برای ریسک‌ها، مدیر پروژه به شکلی راحت و با خیالی آسوده می‌تواند به سمت موفقیت پروژه حرکت نماید.

این مقاله با کاریکاتور زیر به اتمام می رسد. در این کارتون، فرد سوار بر قالیچه در مواجه با ریسک از روش کاهش اثر ریسک استفاده می کند که البته ممکن است، منجر به ریسک ثانویه احتمال سقوط شود!