اختصاص صحیح وزن به فعالیت های پروژه و محاسبه پیشرفت یکی از حساس ترین بخش های تدوین برنامه زمان بندی است.

پیش از آموزش روش وزن دهی و محاسبه پیشرفت پروژه کار لازم است کمی در خصوص فاکتور وزنی توضیح داده شود.

فعالیت ها در برنامه زمان بندی اهمیت های متفاوتی دارند. ممکن است اجرای یک فعالیت زمان زیادی صرف نماید ولی اهمیت کمی داشته باشد (مثال: انتظار برای خشک شدن گچ کاری). بالعکس ممکن است یک فعالیت در زمان کوتاهی انجام شود ولی برای پروژه اهمیت بالایی داشته باشد (نصب کابین و تجهیزات آسانسور).

معمولاً معیار ریالی بازگو کننده اهمیت فعالیت ها است. ولی گاهی عوامل دیگری همچون سختی کار، اولویت کار برای کارفرما و مانند آن نیز در تعیین وزن و نهایتاً محاسبه پیشرفت پروژه موثر هستند.

در خصوص روش محاسبه اوزان بعدها در سایت توضیح داده خواهد شد. ولی فرض می کنیم وزن ها به این صورت در پروژه تعیین شده است (فایل وزن دهی پروژه اکسل، فایل وزن دهی پروژه به صورت pdf).

در ادامه به چگونگی وزن دهی در زمان بندی پرداخته می شود.

پیش از انجام فعالیت ها نیاز است که فایل MSP تکمیل شده در بخش پنجم را باز نموده تا تغییرات روی آن اعمال شود (فایل مایکروسافت پروجکت – جلسه پنجم)

۱-اضافه کردن ستون های مورد نیاز و نام گذاری آنها

در گام اول باید سه ستون با نام های Cost و physical % Complete و Number1 ایجاد نمود. سپس آنها را به صورت زیر نام گذاری نمود.

ستون Cost: با رایت کلیک برروی این ستون و انتخاب گزینه Field settings عنوان Label این ستون به W.F یا (فاکتور وزنی) تغییر داده می شود.

ستون physical % Complete: مشابه فوق، با رایت کلیک برروی این ستون و انتخاب گزینه Field settings عنوان Label این ستون به Actual% یا (پیشرفت واقعی) تغییر داده می شود.

ستون Number1: در خصوص تغییر نام این ستون مسیر کمی متفاوت است. با رایت کلیک برروی این ستون و انتخاب گزینه Custom Fields گزینه Rename انتخاب می شود. سپس نام این ستون به Plan% یا (پیشرفت برنامه ای) تغییر داده می شود.

۲- اختصاص فاکتور وزنی در ستون Cost

بدین منظور اعداد موجود در فایل اوزان زمان بندی در ستون Cost کپی می شوند. از این ستون به عنوان فاکتور وزنی در زمان بندی استفاده می شود. لذا از گزینه Options و گزینه Display علامت $ از کنار اعداد درج شده در آن حذف می شود.

۳- تنظیم مربوط به پیشرفت واقعی

ستون physical % Complete برای محاسبه پیشرفت واقعی انتخاب شده است. به این منظور باید نرم افزار را برای محاسبه پیشرفت واقعی بر این اساس تنظیم کرد. برای این کار از همه فعالیت ها انتخاب می شوند. سپس از زبانه Tasks گزینه Information انتخاب می شود. سپس از گزینه Advanced محاسبه ارزش کسب شده پروژه بر اساس physical % Complete قرار داده می شود.

۴- تنظیمات مربوط به پیشرفت برنامه ای

بر ستون Plan% رایت کلیک نموده سپس گزینه Custom Fields انتخاب می شود. سپس در بخش Formula فرمول زیر وارد می شود:

IIf([Duration]=0,IIf([Duration]=0,IIf([Status Date]>[Start],100,0),0),IIf([Baseline Cost]=0,IIf([Status Date]<[Start],0,IIf([Status Date]>[Finish],100,100*([Status Date]-[Start])/([Finish]-[Start]))),100*[BCWS]/[Baseline Cost]))

در نهایت با انتخاب Use Formula این فرمول در کلیه Summary Taskها نیز اعمال می شود.

با اعمال موارد فوق وضعیت زمان بندی به شرح زیر خواهد شد.

حال یک برنامه زمان بندی به همراه وزن، ستون پیشرفت واقعی و پیشرفت برنامه ای وجود دارد.

۶- ذخيره کردن خط مبناي پروژه Baseline

خط مبنا یا Baseline یک عکس از وضعیت پروژه ایجاد می کند. خط مبنا برای مقایسه پیشرفت کار با برنامه زمان بندی اولیه مورد استفاده قرار می گیرد. در صورتی که در طول پروژه نیاز به بازنگری مجدد برنامه زمان بندی شد، می توان دوباره یک Baseline جدید به آن اختصاص داد.

بدین منظور از زبانه Project گزینه Set Baseline انتخاب شده و سپس خط مبنا به پروژه اختصاص می یابد.

۷- بررسی وضعیت پروژه پس از گذشت دو ماه از پروژه

فرض می شود که ۲ ماه از پروژه گذشته و وضعیت پیشرفت فعالیت های پروژه به صورت زیر است.

۸- محاسبه پیشرفت واقعی و برنامه ای پس از دو ماه

برای محاسبه پیشرفت واقعی کافی است که اعداد فوق در ستون پیشرفت واقعی درج شوند.

برای محاسبه پیشرفت برنامه ای هم کافی است که از زبانه Project گزینه Status Date را انتخاب نمود. سپس تاریخ مورد نظر را انتخاب نمود. در این حالت ۲ ماه پس از شروع پروژه است.

در صورت انجام اقدامات فوق وضعیت پیشرفت واقعی برابر ۲۵ درصد و پیشرفت برنامه ای حدود ۳۳ درصد خواهد شد. یعنی پروژه ۸ درصد از برنامه عقب تر است.

به همین صورت در هر تاریخ دیگری نیز می توان پیشرفت واقعی و برنامه ای را مقایسه کرد.

۹- نمایش پیشرفت واقعی در نمودار میله زمان بندی

برای نمایش پیشرفت در نمودار میله ای (گانت چارت) به صورت زیر عمل می شود:

با رایت کلیک روی گانت چارت، Bar Style انتخاب می شود. سپس ردیفی با عنوان Actual % ایجاد و سپس تنظیمات مربوطه مطابق با شکل زیر در آن انجام می شود. همچنین می توان شکل نمودار پیشرفت را نیز از گزینه های زیر ردیف مطابق با شکل تنظیم نمود.

در نهایت و پس از اعمال همه موارد فوق فایل پروژه به این صورت خواهد بود. (فایل مایکروسافت پروجکت – پایان جلسه ششم)