اگر از علاقمندان مدیریت پروژه و برنامه ریزی باشید و استاندارد PMBOK را خوانده باشید، احتمالا این را شنیده اید: «یکی از دلایل ایجاد استانداردهای مدیریت پروژه، تاخیر ابرپروژه های نرم افزاری از برنامه زمانی و هزینه ای اولیه بوده است.» شیرپوینت یک کمک اساسی به شما می کند.
اهمیت این موضوع را وقتی متوجه می شوید که تجربه تلخی دراین زمینه داشته باشید. پروژه ای را فرض کنید که به کارفرما قول داده اید اطلاعات پیشرفتش (و یا هر داده دیگری) را آنلاین به نمایش بگذارید. اگر منتظر دوستانتان برای کدنویسی و طراحی فرمها بنشینید، پروژه تمام شده است.
برای یک کار تیمی موفق، شیرپوینت بستر مناسبی را آماده کرده است. قدر این موضوع را وقتی می دانید که بارها درگیر ناهماهنگی تیمتان در کارهای مختلف بوده باشید. سادگی این ابزارها کمی گول زننده است، اما همین ابزارهای ساده تاثیر خودرا در یک تیم حرفه ای نشان داده اند.
در یک تقویم شما می توانید اطلاعات زیادی را نشان دهید:
هر چند شیرپوینت بخش آماده ای برای مدیریت وظایف مانند برنامه های تخصصی Task manager ندارد، اما با کمی تلاش، می توانید وظایف تیم را به صورت دستی و یا خودکار مدیریت کنید. در ابتدایی ترین حالت وظایف در یک لیست با فرمت تکالیف به صورت دستی اضافه شده و به کاربر مورد نظر تفویض می شود. مدیر می تواند در فواصل منظم وظایف گروه خود را بازبینی کند. در حالت پیشرفته تر، وظیفه از گردش کار در لیست دیگری ایجاد می شود. مثلا هرگاه خرید جدیدی می آید، مسئول خرید باید آیتم مورد نظر را خرید کرده و اطلاعات را وارد کند. فعالیت خرید به صورت یک تکلیف برای مسئول خرید تعریف می گردد.
بستری برای طرح موضوعات و ثبت بحثها و نظرات که درحال حاضر در اغلب سایتها فعال است.
مدیریت فایلها در شیرپوینت به نهایت بلوغ رسیده است. مدیریت دسترسی ها، بازنگری ها، تعریف فرآیندهای مختلف مانند تائید و ابلاغ مدارک، دسته بندی و کدینگ، جستجو و دهها قابلیت دیگر در کتابخانه های شیرپوینتی فراهم شده.