آنلاین باشید، بدون نیاز به IT

اگر از علاقمندان مدیریت پروژه و برنامه ریزی باشید و استاندارد PMBOK را خوانده باشید، احتمالا این را شنیده اید: «یکی از دلایل ایجاد استانداردهای مدیریت پروژه، تاخیر ابرپروژه های نرم افزاری از برنامه زمانی و هزینه ای اولیه بوده است.» شیرپوینت یک کمک اساسی به شما می کند.

بستر مدیریت اطلاعات در دستان شماست، بدون نیاز به واحد IT.

اهمیت این موضوع را وقتی متوجه می شوید که تجربه تلخی دراین زمینه داشته باشید. پروژه ای را فرض کنید که به کارفرما قول داده اید اطلاعات پیشرفتش (و یا هر داده دیگری) را آنلاین به نمایش بگذارید. اگر منتظر دوستانتان برای کدنویسی و طراحی فرمها بنشینید، پروژه تمام شده است.

اگر حمل بر خودستایی نشود در شیرپوینت ...

کارتیمی در شیرپوینت

برای یک کار تیمی موفق، شیرپوینت بستر مناسبی را آماده کرده است. قدر این موضوع را وقتی می دانید که بارها درگیر ناهماهنگی تیمتان در کارهای مختلف بوده باشید. سادگی این ابزارها کمی گول زننده است، اما همین ابزارهای ساده تاثیر خودرا در یک تیم حرفه ای نشان داده اند.

  • تقویم ها
  • مدیریت وظایف
  • انجمن ها و تالارها
  • مدیریت مدارک و اشتراک فایل
  • اعلامیه و ابلاغیه
مدیریت با شیرپوینت

تقویمها

در یک تقویم شما می توانید اطلاعات زیادی را نشان دهید:

  •  مایلستونهای پروژه: اتفاقات یا رخدادهایی که همه مهم است بدانند. مانند بازدید مدیر کارفرما از سایت. البته اگر سازمانتان از outlook , Exchange server  هم استفاده می کند از قابلیت تقویم و همخوان کردن رخدادها در آن ها نیز می توانید استفاده کنید.
  • جلسات مختلف را در calendar  می توانید نشان دهید. حتی اگر خواستید جلوتر هم بروید، مدیریت درخواست جلسه، دستورجلسه و پیگیری مصوبات را نیز می توانید در لیستهای دیگر انجام دهید.
  • اگر بخش تدارکات پروژه هم برای شما مهم باشد، از نمای تقویم برای لیستهای مختلف می توانید کمک بگیرید. مثلا اگر لیستی برای خرید خارجی دارید، نمای تقویم بر مبنای تاریخ رسیدن کالا به بندرگاه، دید مناسبی به کارفرما می دهد. شکل زیر نمای رفت و آمد برای مدیریت هتل با استفاده از نمای تقویم شیرپوینت است. رنگ بندی کمک می کند تا طبقه بندی مناسبی برای انواع رفت و آمدها داشته باشیم:

مدیریت وظایف- Task management

هر چند شیرپوینت بخش آماده ای برای مدیریت وظایف مانند برنامه های تخصصی Task manager ندارد، اما با کمی تلاش، می توانید وظایف تیم را به صورت دستی و یا خودکار مدیریت کنید. در ابتدایی ترین حالت وظایف در یک لیست با فرمت تکالیف به صورت دستی اضافه شده و به کاربر مورد نظر تفویض می شود. مدیر می تواند در فواصل منظم وظایف گروه خود را بازبینی کند. در حالت پیشرفته تر، وظیفه از گردش کار در لیست دیگری ایجاد می شود. مثلا هرگاه خرید جدیدی می آید، مسئول خرید باید آیتم مورد نظر را خرید کرده و اطلاعات را وارد کند. فعالیت خرید به صورت یک تکلیف برای مسئول خرید تعریف می گردد.

انجمنها و تالارها

بستری برای طرح موضوعات و ثبت بحثها و نظرات که درحال حاضر در اغلب سایتها فعال است.

اشتراک فایل

مدیریت فایلها در شیرپوینت به نهایت بلوغ رسیده است. مدیریت دسترسی ها، بازنگری ها، تعریف فرآیندهای مختلف مانند تائید و ابلاغ مدارک، دسته بندی و کدینگ، جستجو و دهها قابلیت دیگر در کتابخانه های شیرپوینتی فراهم شده.

0 0 رای ها
رأی دهی به مقاله
اشتراک در
اطلاع از
guest
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها
فهرست
0
افکار شما را دوست داریم، لطفا نظر دهید.x