مدیریت پروژه چیست؟

این پرسشی است که خیلی اوقات پرسیده می شود. پاسخ های مختلفی برای این پرسش وجود دارد. برخی از این پاسخ ها را می توان در نشانی های زیر مشاهده کرد:

مدیریت پروژه چیست؟ نگاهی به گذشته و آینده مدیریت پروژه

مدیریت پروژه و استاندارد PMBOK

مدیریت پروژه چیست؟ از منظر چارلی چاپلین

مدیریت پروژه چیست؟ مروری بر مفاهیم مدیریت پروژه در شعر و ادب فارسی

در این نوشتار سعی می شود به صورت خلاصه و با استفاده از هنر کاریکاتور توضیح داده شود که مدیریت پروژه چیست؟

برای شروع از تصویر معروفی استفاده می شود، که در بسیاری از ارائه های مدیریت پروژه می توان آن را دید.

آخرین تصویر در این کاریکاتور به یکی از مهمترین مباحث مدیریت پروژه اشاره دارد:

شناخت نیاز مشتری و اجرای پروژه در راستای کسب رضایت او.

با وجود تغییرات زیاد مباحث مدیریت پروژه ولی موضوع نیاز و الزامات مشتریان و مدیریت آن یکی از پایه ای ترین مباحث مدیریت پروژه باقی مانده است. دست اندرکاران مدیریت پروژه در کنار موضوعات تخصصی همواره باید به خواسته های مشتریان توجه داشته باشند. البته این موضوع نیازمند ظرافت و هنرمندی خاصی از طرف آنهاست. چرا که باید هم مسائل تخصصی و فنی را مدنظر داشته باشند و هم نیازها و خواسته های مشتری را تامین نمایند.

گردآوری الزامات پروژه از جمله مواردی است باید در همان ابتدای پروژه باید صورت پذیرد. این امر به سایر اقدامات پروژه جهت دهی می کند. گاهی اوقات نیازی که توسط مشتری بیان می شود، واقع بینانه نیست. در این صورت باید در خصوص آن شفاف سازی صورت پذیرد.

همان گونه که بازگو شد لازم است در خصوص نیازهای مشتری شفاف سازی صورت پذیرد. با این حال این موضوع تامین نیازها و الزامات باید همواره در دستور کار باشد.

پس از مشخص نمودن الزامات گام بعدی اجرای پروژه است. نقش اصلی در اجرای پروژه بر عهده مدیران پروژه است. وظیفه اصلی مدیر پروژه ایجاد یکپارچگی در پروژه است. او باید بتواند میان بخش های مختلف پروژه تعادل ایجاد کند تا پروژه به اهداف از پیش تعریف شده دست پیدا کند. با این حال مدیر پروژه خیلی اوقات متهم اصلی پروژه نیز هست.

نقش مهم دیگر مدیر پروژه تعامل با ذی نفعان و مدیریت ارتباطات پروژه است. در واقع ۹۰ درصد مباحث مدیریت پروژه در حوزه تعاملات و ارتباطات صحیح در پروژه شکل می گیرد.

در زمینه ارتباطات، مدیر و تیم پروژه باید در خصوص صحت سنجی اطلاعات ورودی که مبنای تصمیم آنها خواهد بود دقت کافی به عمل آورند. نادرست بودن اطلاعات می تواند هزینه های زیادی را به پروژه تحمیل کند.

معمولاً پروژه ها در سه بستر زمان، هزینه و کیفیت ارزیابی می شوند. زمان بندی در خط مقدم مباحث مدیریت پروژه است. با یک زمان بندی مستند احتمال دستیابی به سررسیدهای زمانی مقدور می شود. ولی در خیلی از پروژه ها فرصت های زمانی از دست می رود.

در این زمینه مطالعه نوشته زیر توصیه می شود:

چرا به زمان بندی پروژه CPM می گویند (CPM به زبان ساده)

در دنیایی که دستیابی به بودجه دشوار است، بسیاری از شکست های پروژه به خاطر برآورد نادرست بودجه مورد نیاز و عدم مدیریت صحیح آن در طول پروژه است. مدیریت هزینه یعنی تعیین خط مبنای مالی و تلاش برای همخوانی پروژه با بودجه.

کیفیت مفهوم ساده و در عین حال پیچیده است. برخی کیفیت را با رتبه اشتباه می گیرند. رتبه با قیمت سنجیده می شود در حالی که کیفیت به نیاز مشتری باز می گردد. از این منظر گاهی یک جنس ارزان هم می تواند با کیفیت باشد.

برای مدیریت و تحلیل وضعیت کیفیت از هفت ابزار آماری به شرح زیر استفاده می شود:

نمودارهای علی و معلولی، نمودارهای کنترلی، نمودارهای گردش کار، نمودار میله‌ای، نمودار پارتو، نمودار سری زمانی و نمودار پراکندگی.

البته کارکرد صحیح ابزارها نیز یکی از دغدغه های مدیران در حوزه کیفیت است.

دستیابی به اهداف زمانی، هزینه ای و کیفی پروژه به راحتی حاصل نمی شود. ریسک های مختلفی در پروژه روی می دهد که این اهداف را تحت تاثیر قرار می دهند. در مدیریت ریسک شناسایی به موقع ریسک ها و انتخاب واکنش مناسب به آن با اهمیت است.

پروژه ها توسط اعضای تیم پروژه به سرانجام می رسند. به کار گماردن نیروهای شایسته، ساختاردهی مناسب و توجه به فعالیت های تیم سازی و مدیریت تعارضات چارچوب های کلان مدیریت منابع انسانی هستند.

بسیاری از پروژه ها به دلایل مختلف نیازمند برون سپاری هستند. در برخی پروژه های بزرگ حجم کارهایی که به سازندگان یا پیمانکاران سپرده می شود، می تواند تا ۷۰ درصد پروژه را در بر بگیرد. از این رو انتخاب پیمانکار یا سازنده مناسب و مدیریت آن در طول فرآیند برون سپاری با اهمیت است.

در پایان باید به مدیریت محدوده در پروژه اشاره داشت. به این معنی که هر آنچه در پروژه هست و آنچه در پروژه نیست مدیریت شوند. به خصوص توجه به آنچه در پروژه قرار ندارد با اهمیت است. گاهی اوقات سرک کشیدن به موارد خارج از محدوده پروژه باعث مشکلات زیادی در پروژه می شود.