چگونه می توان یک فیل را خورد؟!!

مدیران پروژه هوشمند می دانند که نمی توان پروژه های بزرگ را برنامه ریزی، سازماندهی، مدیریت و کنترل کرد (شما بخوانید مدیران پروژه می دانند که نمی توان یک فیل را خورد!!). مگر این که این پروژه ها را به اجزای کوچک و قابل مدیریت تر خرد نمود. این مدیران برای این کار از ابزاری به نام WBS استفاده می کنند. WBS یک تکنیک برای تقسیم یک فیل به قسمت های قابل بلعیدن است. WBS خلاصه کلمات (Work breakdown structure) به معنای ساختار شکست کار است. بوسیله آن کاری که برای انجام پروژه لازم است به صورت سلسه مراتبی به اجزای کوچک تر شکسته می شود. ساختار شکست کار یک ساختار درختی است که در آن اجزای پایینی، کارهای بالاتر را بوجود می آورند. این روش یکی از ابزارهای مهم جهت مدیریت موثر محدوده پروژه است.

WBS یا ساختار شکست کار

به وسیله ساختار شکست کار:

– کار پروژه به اقلام قابل تحویل تجزیه می شود.
– محدوده پروژه به شکلی واضح و جامع برای دست اندرکاران و ذی نفعان تعریف می شود.
– از طریق ارتباط اجزای آن با ساختار سازمانی، مسوولیت های افراد در قبال کار پروژه مشخص تر می گردد.

بار دیگر به سوالی که در ابتدا مطرح شد بازمی گردیم، هر چند این سوال عجیب به نظر می رسد اما جواب آن چندان پیچیده نیست! برای این که یک فیل را خورد کافی است آن را قسمت قسمت کرد. سپس در هر دفعه یک گاز به آن زد!

ساختار شکست کار و تمثیل فیل

به صورت خلاصه، ساختار شکست کار (WBS):

• کمک می کند تا از انحراف کار پروژه جلوگیری شود.
• به اعضای تیم کمک می کند تا درک نمایند چگونه بخش های مختلف در کنار هم کل پروژه را بوجود می آورند. به این وسیله متوجه می شوند که کار آن ها چه اثری بر کل پروژه دارد.
• ارتباط و هماهنگی میان اعضای تیم پروژه و ذی نفعان را تسهیل می نماید.
• کمک می کند تا از تغییرات جلوگیری شود.
• به اعضا کمک می کند تا تلاش های خود را بر آنچه ضروری است متمرکز نمایند. در نتیجه کار با کیفیت تری ارائه می شود و مدیریت بر پروژه آسانتر می گردد.
• مبنایی برای زمان، هزینه و نیروی انسانی مورد نیاز مهیا می کند.

چگونه می توان یک ساختار شکست کار ایجاد نمود؟

موکداً پیشنهاد می شود که ساختار شکست کار (WBS) به صورت درختواره و نمودار گرافیکی تهیه شود. چون به این صورت کار پروژه به شکلی بهتر مشاهده می شود.

پس از آن می توان آن را به صورت فهرست تبدیل نمود و در نرم افزارهای مربوطه وارد نمود.

نمونه یک ساختار شکست کار

گام های ایحاد ساختار شکست کار (WBS):

۱- ابتدا باید سطح اول و دوم را به صورت کامل خرد کرد و بعد به سراغ سطوح بعد رفت.

  • سطح اول ساختار شکست عنوان پروژه است.
  • سطح دوم عموماً چرخه حیات پروژه را مشخص می کند (نمونه: مهندسی، خرید، ساخت، بازرسی، راه اندازی، تحویل و مدیریت پروژه)

۲- سطح دوم را به سطوح کوچکتر تقسیم می کنیم و چنانچه نیاز بود تقسیم کردن کار را ادامه می دهیم.

نکته: هر کدام از سطوح ساختار شکست کوچکتر از سطح بالاتر هستند اما نیاز نیست تمام سطوح به یک اندازه خرد شوند.

۳- خرد کردن را ادامه می دهیم تا به بسته های کاری برسیم.

بسته های کاری، عناصری هستند که:

• بتوان آن ها را به صورت واقع بینانه و با اطمینان تخمین زد.
• به صورت منطقی نیاز نباشد که آن ها را به اجزای کوچکتر خرد کرد.
• بتوان آن ها را در یک زمان معین تکمیل کرد. (مثلاً در مدت دو هفته)
• دارای دستاورد و نتیجه ای ملموس باشند.
• بتوان آن ها را بدون نیاز به اطلاعات بیشتر تکمیل نمود.
• بتوان آن ها را به منابع بیرونی داد یا برای انجام آن ها قرارداد بست.

نرم افزارهای کاربردی برای ایجاد ساختار شکست کار (WBS):

عموماً ساختار شکست کار در نرم افزارهای مدیریت پروژه از جمله مایکروسافت پروجکت MSP ایجاد می شود. راه های دیگر هم برای این کار وجود دارد. نرم افزار Visio از مجموعه آفیس یکی از این ابزارهاست. برای نمونه WBSهای زیر با این نرم افزار تهیه شده اند.

ساختار شکست کار یک پروژه ساختمانی

نمونه ساختار شکست کار برای احداث پروژه ساختمانی

ساختار شکست کار یک مدیریت پروژه ساختمانی

نمونه ساختار شکست کار برای مدیریت پروژه ساختمانی

ساختار شکست کار یک پروژه پمپ

نمونه ساختار شکست کار برای طراحی و تولید پمپ

اصل این ساختارهای شکست کار را می توانید از اینجا و اینجا دانلود بفرمایید.

ابزارهای دیگری هم برای این کار وجود دارند. یکی از بهترین آنها نرم افزار ConceptDraw office MINDMAP است. از این نرم افزار می توان برای مدیریت هرنوع پروژه ای استفاده کرد. در ادامه نمونه هایی از ساختارهای گرافیکی ایجاد شده با این نرم افزار آورده شده است.

آموزش این نرم افزار در آینده نزدیک در سایت قرار داده می شود.

نمونه ساختار شکست کار برگزاری کارگاه آموزشی

نمونه ساختار شکست کار برای مسافرت

نمونه استفاده از ساختار شکست برای تهیه چک لیست الزامات خرید لوازم ساختمانی

5 2 رای ها
رأی دهی به مقاله
اشتراک در
اطلاع از
guest
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها
فهرست
0
افکار شما را دوست داریم، لطفا نظر دهید.x