نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت پروجکت (MSP) چیست؟

نرم افزار MSP مخفف عبارت Microsoft Project می باشد. نرم افزاری ساده و کاربردي ساخته شرکت مايکرو سافت آفيس است که به منظور مديريت پروژها طراحي و توليد شده است. با استفاده از این برنامه می توان یک تصویر بزرگ از پروژه پیش رو داشت و ایده های خود را ثبت و سازمان دهی نمود.

نرم افزار مایکروسافت پروجکت ابزاری بسیار توانمند برای تهیه زمان بندی و تکمیل تمامی فعالیت های یک پروژه است. برای این امر باید در ابتدا بر اساس برنامه پروژه تخمینی از مدت زمان لازم برای هر یک از مراجل کار داشت. به طور تدریجی و با پیشرفت پروژه آن را به روز نمود. در صورتیکه یک مرحله به دلایل مختلف با تأخیر مواجه شده باشد، نرم افزار MSP بطور خودکار سرعت و روند پیشرفت برای بقیه مراحل را دوباره محاسبه خواهد کرد. بدین ترتیب می توان محاسبه کرد که با توجه به شرایط جدید پروژه چقدر زودتر یا دیرتر تکمیل خواهد شد. این موضوع اصولا در محاسبات مالی و برآورد امکانات امری حیاتی است.

از دیگر مزایای این نرم افزار می توان به قابلیت تهیه گزارش های دوره ای با قابلیت چاپ اشاره کرد. بطور خلاصه: استفاده از این نرم افزار به پیشرفت قابلیت های مدیریتی در زمینه های زمان بندی،‌ برنامه ریزی منایع، گزارش گیری و گزارش دهی و موارد دیگر کمک می کند.

آموزش گام به گام نرم افزار مایکروسافت پروجکت

قسمت اول – شروع به کار

۱- شروع پروژه جدید

از منوی File گزینه new را انتخاب و سپس Blank project را انتخاب نمایید.

۲- تنظیمات کلی نرم افزار

در مرحله بعد می بایست به تنظیمات کلی نرم افزار پرداخت. از جمله تعیین پول مورد استفاده در پروژه، تنظیمات تقویم و شروع هفته، ساعت کاری، علائم اختصاری مورد استفاده برای روز، هفته و ماه و … پرداخت.

بدین منظور از منوی option در بخش های مختلف General, Display, Schedule این تنظیمات را تکمیل می نماییم.

۳- تنظیمات تقویم

در این مرحله تقویم مورد استفاده در پروژه را تنظیم می کنیم. در گام نخست باید تقویم پروژه را تعریف نمود. برای این از منوی Project، گزینه Change Working time و سپس Create new calendar را انتخاب می نماییم. سپس عنوان مناسب را برای تقویم انتخاب نموده و در انتهای کلید OK را فشار می دهیم.

۴- تنظیمات روزهای کاری

چنانچه روزهای کاری ۵ روز در هفته، ۶ روز در هفته یا همه روزه باشد، می بایست این تنظیمات در نرم افزار صورت پذیرد. بدین منظور در تقویم ایجاد شده در زبانه Work weeks، گزینه Details را انتخاب نموده و سپس روزهای کاری و ساعت کار را برای آنها مشخص می نماییم.

۵- تنظیم روزهای غیرکاری

مطابق با روش قبل در این مرحله روزهای غیر کاری را با انتخاب دکمه مربوطه تعیین می نماییم.

۶- تنظيم روزهاي تعطيل

برای تعیین تعطیلات پروژه (برای نمونه عید نوروز) این روزها در تقویم مشخص و آن در تقویم وارد می شوند.

۷- ثبت شناسنامة پروژه

در این مرحله از منوی Project گزینه Project Information تاریخ شروع پروژه را تعیین و تقویم مربوطه را به آن اختصاص می دهیم.

۸- اعمال تقویم در نمودار زمان بندی

برای آنکه تقویم در نمودار میله ای پروژه (Gantt Chart) نمایش داده شود نیاز است که از با رایت کلیک در بخش مربوطه تقویم ساخته شده را انتخاب و آن را به پروژه اختصاص دهیم.