مدیریت محدوده پروژه، شامل کارهای لازم برای حصول اطمینان از این است که پروژه همه کارهای لازم و تنها کارهای لازم را برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه در برمی‌گیرد. مدیریت محدوده پروژه، بیشتر با شناسایی و کنترل آنچه در پروژه است و آنچه در پروژه نیست، پیوند دارد. در این حوزه هم باید به محدوده محصول (ویژگی‌های محصول، خدمت یا نتیجه پروژه) و هم محدوده پروژه (کاری که برابر برنامه باید در پروژه انجام شود) توجه داشت.

فیلم پروژه ساخت کشتی تفریحی Queen marry 2 چگونگی شکل‌گیری محدوده و نحوه برخورد با تغییر محدوده پروژه را نشان می‌دهد.

در فیلم نشان داده می شود که الزامات کارفرمای پروژه مهندسان پروژه را به چالش می اندازد. تاجایی که پروژه حتی تا مرز شکست نیز می رود. در نهایت آنها به راه حلی دست می یابند. ولی این راه حل خود به تغییری بزرگ در پروژه منجر می شود. با این حال در نهایت این کارفرماست که راضی شده است.

حال ممکن است این سوال مطرح شود که برای مدیریت محدوده یک پروژه چه باید کرد؟

بر اساس استاندارد PMBOK برای مشخص نمودن محدوده هر پروژه و مدیریت آن باید کارهای زیر را انجام داد:

تدوین برنامه مدیریت محدوده: برنامه مدیریت محدوده سندی است که مشخص می کند محدوده پروژه چگونه تعریف شود؟ چگونه ممیزی شود؟ چگونه کنترل شود؟

گردآوری الزامات: با گردآوری الزامات، نیازهای ذی‌نفعان شناسایی و نوشته می‌شود. تعیین الزامات، یکی از بخش‌های کلیدی کار است که اثر زیادی بر موفقیت یا شکست پروژه خواهد داشت.

تعریف محدوده: برای این کار سندی با نام «بیانیه محدوده» تهیه می‌شود. در این سند دستاوردها (قابل تحویل‌ها در هرکدام از مرحله‌ها یا کل پروژه) و محصول یا محصول‌های اصلی پروژه مشخص می‌شود. محدودیت‌ها و مفروضات نخستین پروژه مشخص می‌گردد. یکی دیگر از اهداف مهم تعریف محدوده، مشخص نمودن نقاط خاکستری و مبهم پروژه است. اگر این نقاط به‌خوبی شناسایی و در مورد آن‌ها تصمیم‌گیری نشود می‌تواند در آینده برای پروژه مشکل‌آفرین شود.

ایجاد ساختار شکست کار: پروژه‌های بزرگ را نمی‌توان برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، مدیریت و کنترل کرد مگر اینکه آن‌ها را به اجزای کوچک و قابل مدیریت‌تر خرد نمود. برای این کار از تکنیکی به نام ساختار شکست کار یا WBS استفاده می‌کنند. با این کار دستاوردها و کار پروژه به اجزای کوچک‌تر و با مدیریت پذیری بیشتر تقسیم و ابعاد پروژه به شکلی روشن و جامع برای متصدیان و ذی‌نفعان تعریف می‌شود.

در پایان و پس از مطالعه کارهای فوق توصیه می شود که تمرین جذاب پل دانمارک به سوئد را مشاهده بفرمایید.

مدیریت محدوده یعنی اینکه نسبت به تعریف و حفظ محدوده هوشیار باشید

صحه‌گذاری محدوده: صحه‌گذاری محدوده به‌صورت خاص، بر روی پذیرش رسمی کار پروژه و دستاوردهای مرتبط توسط مشتری تمرکز دارد.

کنترل محدوده: محدوده پروژه همواره به‌سوی بزرگ و بزرگ‌تر می‌رود که به آن خزش محدوده گفته می‌شود. برای همین باید بر وضعیت محدوده محصول و پروژه نظارت داشت. نسبت به تغییر ناخواسته آن حساس بود و تغییر محدوده را مدیریت نمود.