پیش‌نویس پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK 8) در مقایسه با نسخه ۷ یک حرکت روبه‌جلو است. ولی این نسخه هنوز نتوانسته انتظارات متصدیان مدیریت پروژه را تأمین نماید.
آیا موسسه مدیریت پروژه (PMI) می‌تواند اعتماد ازدست‌رفته خود را که انتشار نسخه ۷ ایجاد کرد دوباره به دست آورد؟
امیدواریم که در نسخه نهایی با دریافت دیدگاه‌های کارآمد و توجه به آن‌ها، با نسخه کاربردی و جذابی روبرو باشیم.
در ادامه در ۴ سرفصل به معرفی نسخه جدید می‌پردازیم.
۱- تأثیر ارائه استاندارد جدید بر آزمون PMP
موسسه PMI نسخه اولیه PMBOK 8 را در ژانویه ۲۰۲۵ (دی‌ماه ۱۴۰۳) ارائه داده است. با توجه به تجربه‌های پیشین نسخه نهایی در فصل ۴ سال ۲۰۲۵ (حدود مهر تا آذر ۱۴۰۴) ارائه می‌شود. با این لحاظ به نظر می‌رسد که آزمون PMP ابتدای سال ۲۰۲۶ (حدود دی‌ماه ۱۴۰۴) بروز می‌شود. بنابراین افرادی که در تدارک آزمون PMP هستند، تا حدود دی‌ماه سال ۱۴۰۴ فرصت دارند تا آزمون خود را بدهند.
۲- استاندارد PMBOK 8 در مقایسه با نسخه‌های پیشین
نسخه ۷ استاندارد PMBOK یک عقب‌گرد و یک چالش غم‌انگیز برای موسسه مدیریت پروژه (PMI) به شمار می‌رفت. بسیاری از متصدیان مدیریت پروژه با دیدن این نسخه شگفت‌زده شدند. PMI می‌خواست با ارائه PMBOK 7 خود را با دنیای پر تحول کنونی وفق دهد ولی نه تنها مخاطبان خود بلکه حتی خودش را هم سردرگم کرد.
تشریح و توضیح در خصوص PMBOK 7 را در اینجا بخوانید.
مهم‌ترین تغییر ویرایش هفتم، حذف رویکرد فرآیندی و جایگزینی آن با دامنههای عملکردی بود. حذف فرآیندهای ۴۹گانه یک پس‌رفت به حساب می‌آمد چراکه متصدیان مدیریت پروژه مدت‌ها بود به آن‌ها عادت و آن را فهم کرده بودند.
البته نباید از حق هم گذشت. اضافه شدن اصول ۱۲گانه نیز یکی از گام‌های مثبت نسخه ۷ بود. به هر روی PMBOK 7 بر مبنای ۱۲ اصل و ۸ دامنه عملکردی منتشر شد.
به‌هرحال به نظر می‌رسید که خود PMI هم در مورد حذف فرآیندها سردرگم بود و متوجه شد که نسخه PMBOK 7 خیلی برای اجرا سودمند نیست بنابراین کتابی را با عنوان Process Group: A Practical Guide منتشر کرد که ۱۰ حوزه دانشی، ۵ گروه فرآیندی و ۴۹ فرآیند را دربر داشت. در واقع نسخه ۶ را با نام جدیدی تولید کرد.
نگاشت حوزه‌های دانشی، گروه‌های فرآیندی و فرآیندها در این کتاب (که مشابه نسخه ۶ بود) در شکل زیر آورده شده است.
فایل PDF این نگاشت را از اینجا دانلود فرمایید.
مهم‌ترین خبر در مورد این استاندارد این است که فرآیندها دوباره به خانه برگشته‌اند.
۲- استاندارد PMBOK 8 در مقایسه با نسخه‌های پیشین
همان‌طور که بازگو شد فرآیندها به PMBOK برگشته‌اند ولی نسخه جدید تغییرات مختلفی دارد که در ادامه به آن پرداخته می‌شود.
نخست باید اشاره کنیم که وقتی از PMBOK صحبت می‌کنیم در مورد دو کتاب حرف می‌زنیم:
۱- کتاب اول که استاندارد مدیریت پروژه است که به اصول و مفاهیم می‌پردازد
۲- کتاب دوم که راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه است و فرآیندها در آن آمده است.
برای آنکه بتوانیم درک مناسبی از PMBOK 8 داشت باید به‌صورت کلی در مورد هرکدام از این کتاب‌ها گفتگو کنیم. اول مواردی که در استاندارد مدیریت پروژه است:
۱-۳- تغییرات استاندارد مدیریت پروژه
۱-۱-۳- تعریف پروژه
تعریف پروژه تغییر کرده و بر خلق ارزش تأکید شده است.
پروژه اقدام موقتی است که در یک بستر منحصربه‌فرد برای خلق ارزش انجام می‌شود.
مفهوم ارزش موضوعی است که در تعریف پروژه اضافه شده است. همچنین به بستر منحصربه‌فرد پروژه تأکید شده که ناشی از اهداف متمایز، رویکردها، ذینفعان یا ابعاد دیگر است.
استاندارد یادآور می‌شود که ارزش به دو صورت ملموس و غیرملموس خود را نشان می‌دهد و به نمونه‌هایی از خلق ارزش اشاره می‌کند.
البته باید دقت داشت که هرچند خلق ارزش بحث مهمی است ولی برای آن نیاز است که موارد دیگری در سازمان (مانند خدمات، محصولات و سایر پروژه‌ها) نیز فعال شوند. علاوه بر این خلق ارزش در سطوح دیگر مانند مدیریت پورتفولیو پیگیری می‌شود.
مقاله پروژه‌های طولانی ولی ارزش‌آفرین را اینجا بخوانید.
۲-۱-۳- اصول
استاندارد اصول مدیریت پروژه را کاملاً بازنویسی کرده و تعداد آن‌ها را از ۱۲ به ۶ کاهش داده است که شامل موارد زیر است:
- دیدگاه جامع: در نظر گرفتن همه جوانب پروژه (تیم، ذینفعان، اهداف و …)
- تمرکز بر ارزش: ایجاد و ارائه ارزش برای سازمان و ذینفعان
- گنجاندن کیفیت در خروجی و فرآیندها: رعایت کیفیت در تمام مراحل و خروجی‌ها
- رهبری پاسخگو: مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی رهبر
- پایداری: در نظر گرفتن اثرات زیست‌محیطی و اجتماعی
- فرهنگ مشارکت‌جو: ایجاد محیطی برای توانمندسازی اعضای تیم
به نظر می‌رسد هدف فقط کاهش تعداد اصول بوده است و این اصول کامل‌تر از قبل نشده‌اند.
استاندارد بازگو می‌کند که یک ذهنیت مؤثر در مدیریت پروژه، شامل داشتن رویکرد فعالانه، داشتن احساس مالکیت و تمرکز بر ارزش است. این ذهنیت، مدیر پروژه را قادر می‌سازد تا با استفاده از اصول مدیریت پروژه، پروژه‌ها را به‌طور مؤثرتری مدیریت کرده و به موفقیت برساند.
۳-۱-۳ – مدیر پروژه
در پیش‌نویس استاندارد نقش مدیر پروژه این طور تعریف شده است:
«نقش مدیران پروژه فراتر از مهارت‌های سازمانی سنتی است. امروزه مدیران پروژه باید استراتژیست، مدیر تغییر و توانمند در ایجاد ارزش باشند. آن‌ها باید محیط‌های پیچیده را مدیریت کنند، از فناوری‌های جدید استفاده کرده و نتایج پروژه را با اهداف سازمانی همسو سازند.»
آقای مهندس خرمی‌راد (از صاحب‌نظران مدیریت پروژه) معتقد است داشتن انتظارات مختلف از مدیر پروژه، کار آن‌ها را غیرممکن می‌کند. او معتقد است که این تعریف به دلیل “جذاب به نظر رسیدن” بدون درک معنای واقعی آن، در پیش‌نویس قرار گرفته است.
۲-۳- تغییرات در راهنمای PMBOK
حالا به مواردی می‌پردازیم که در راهنمای PMBOK آورده شده است:
۱-۲-۳- دامنههای عملکردی به جای حوزه‌های دانشی
در نسخه ۸ حوزه‌های ۱۰گانه دانشی وجود ندارند و به جای آن ۷ دامنه عملکردی به شرح زیر آورده شده است
۲-۲-۳- فرآیندها
تعداد فرآیندها از ۴۹ فرآیند به ۴۰ عدد کاهش یافته است. گروه فرآیندهای ۵گانه مدیریت پروژه همچنان باقی مانده است. نگاشت این فرآیندها در دامنههای عملکردی و فرآیندهای ۵گانه به‌صورت زیر است.
فایل PDF این نگاشت را از اینجا دانلود فرمایید.
تغییرات مرتبط با دامنههای عملکردی و فرآیندها در PMBOK 8 در مقایسه با قبل در ادامه تشریح می‌شود:
تشریح تغییرات در دو سطح ارائه می‌شود. ۱- تغییرات کلی در دامنههای عملکردی ۲- تغییرات در خود فرآیندها.
در ادامه به ترتیب در خصوص هرکدام از آن‌ها توضیح داده می‌شود:
(توضیح: بخشی از این نکات توسط آقای خرمی‌راد مطرح شده‌اند که با علامت * متمایز شده‌اند)
۱-۲-۲-۳- تغییرات کلان در سطح دامنههای عملکردی:
- حوزه دانشی کیفیت حذف شده است. فرآیندهای کیفیت در دامنه عملکردی محدوده قرار گرفته است. تغییر بدی نیست. به خاطر اینکه جدا کردن کیفیت و محدوده کار سختی است. بااین‌حال نیاز است که نام دامنه عملکردی به‌گونه‌ای اصلاح شود که اهمیت کیفیت کم نشود. یک پیشنهاد این است که عنوان آن هم کیفیت و هم محدوده را در بر داشته باشد. *
- یکی از تغییراتی که باید اصلاح شود حذف حوزه تدارکات است. به نظر می‌رسد که تدوین‌کنندگان استاندارد فقط پروژه‌های نرم‌افزاری را مدنظر داشته‌اند که این حوزه را حذف کرده‌اند. درحالی‌که همه مدیریت پروژه نرم‌افزاری‌ها نیست. تدارکات بر بسیاری دیگر از حوزه‌ها مانند محدوده، ریسک، کیفیت، زمان‌بندی و مانند آن تأثیر دارد.
- ذینفعان و ارتباطات در هم ادغام شده‌اند. تغییر جالبی است. چون در نسخه ۵ ذینفعان ذیل ارتباطات بود و حالا برعکس شده است. اصولاً استاندارد به سمت تقویت حوزه ذینفعان گام برمی‌دارد که اتفاق خوبی است ولی همچنان باید ارتباطات نیز در استاندارد مورد توجه باشد.
- حوزه هزینه به تأمین مالی تغییر پیدا کرده است. این هم از آن تغییراتی است که دامنه کاری مدیر پروژه را فراتر از پروژه می‌برد و نیاز است که با دقت انجام شود. به نظر بنده همان هزینه مناسب‌تر است. مدیر پروژه مسئول تأمین مالی پروژه نیست.
- حوزه یکپارچگی با حاکمیت جابجا شده است. به نظر من این عنوان بهتر است. فرآیندهای آن زیاد تغییر نکرده است و بهتر شده است.
۲-۲-۲-۳- تغییرات در فرآیندها
- فرآیند توسعه تیم و مدیریت تیم در قالب هدایت تیم آورده شده است که تغییر خوبی است.
- تحلیل کیفی و کمی ریسک در هم ادغام شده و تحلیل ریسک شده‌اند که این هم تغییر خوبی است.
- صحه‌گذاری محدوده در گروه فرآیندهای اجرایی آورده شده است که از نظر من تغییری خنثی است (برخی معتقدند که صحه‌گذاری محدوده باید در همان جای قبلی باقی می‌ماند).
- فرآیند مدیریت تعامل با حامی به دامنه عملکردی ذینفعان اضافه شده است. برخی معتقدند حامی هم یکی از ذینفعان است و جدا شدن آن درست نیست ولی تجربه اجرایی من نشان می‌دهد که مدیریت تعامل با حامی بسیار مهم است و جدا شدن آن خوب است.
- آقای خرمی‌راد معتقد است که پیاده‌سازی واکنش به ریسک‌ها باید کلاً حذف شود، چون این فرآیند شامل اقداماتی در حوزه زمان، هزینه، محدوده، تدارکات، ارتباطات است. ولی به نظر من این فرآیند باید باقی بماند.
خلاصه این تغییرات در شکل زیر نمایش داده شده است:
فایل PDF این نگاشت را از اینجا دانلود فرمایید.
۴- سایر نقاط قوت و ضعف در پیش‌نویس PMBOK 8
(برخی از این نظرات برگرفته از دیدگاه‌های آقای خرمی‌راد است.)
۱-۴- نقاط قوت:
- تغییر عنوان برخی فرآیندهای نتیجه محور. فرآیندها مانند مجوز آغاز پروژه یا یکپارچه‌سازی و همسویی طرح‌های پروژه به جای فرآیندهای نتیجه محوری مانند تدوین منشور پروژه و تدوین برنامه مدیریت پروژه که تمرکز بر خود فرآیند را کاهش می‌داد. این تغییر باید در سایر فرآیندها نیز اعمال شود.
- شفاف‌تر شدن تعریف موفقیت پروژه
- محاسبات مانند مسیر بحرانی و فرمول‌های ارزش کسب‌شده هنوز در استاندارد هست.
۲-۴- نقاط ضعف:
- استفاده بیش‌ازحد از مخفف‌ها. هر چه می‌گذرد واژگانی مانند ITTO، OPA، EEF و … در استاندارد بیشتر می‌شود. این ممکن است در آزمون PMP خوب باشد ولی در دنیای واقعی مدیریت پروژه خوب نیست.
- عنوان فرآیندها کلی‌تر شده است ولی توضیحات هنوز با پروژه‌های پیش‌بینی شونده سازگار است.
- قرار دادن تعاریف ورودی، خروجی و ابزار و تکنیک در یک فصل جدا از خود فرآیندها
- نسخه ۷ طوری بود که به هر دو شیوه پیش‌بینی شونده و چابک پاسخگو باشد. در نسخه ۸ همان مسیر قبلی ادامه داده شده و بیشتر به سمت روش‌های پیش‌بینی شونده است. در برخی موارد مانند زمان‌بندی بهتر بود رویکرد چابک دیده می‌شد.
