در مقاله معرفی استاندارد PMBOK2021 گفته شد که یکی از اصول ۱۲گانه مدیریت پروژه تفکر سیستمی است. در این مقاله به تشریح این اصل مهم می پردازیم.

از کودکی آموخته ایم که باید مسائل را شکست و باید دنیا را خرد کرد تا درک صحیحی از مسائل به دست آوریم. ولی در واقع با این کار بهای گزافی می پردازیم. چرا که از دیدن تصویر کلی غافل می شویم. زمانی که تلاش می کنیم تصویر بزرگ را پیدا کنیم در ذهن خود اجزای خرد شده را کنار هم می گذاریم. این کار تلاشی گمراه کننده است مثل اینکه بخواهیم از کنار هم قرار دادن قطعات جدا شده، یک ساعت بسازیم. تنها با ارتباط دادن میان این اجزاست که می توان سیستم نهایی را شکل داد. این همان تفکر سیستمی است.

تفکر سیستمی هنر دیدن جنگل از میان درختان است.

همگی ما این شعار را تكرار می كنـیم كـه بایـد قدمی به عقب نهاد تا مسائل را در کلان دید. ولی برای بسیاری از ما در عمل این عقب نشـینی منجـر بـه دیدن درختان خواهد شد در حالی كه جنگل را تشخیص نمی دهیم. ما بنا به سلیقه و شناخت خود، چنـد مسئله مهم را گزینش می كنیم و تنها به دنبال حل آنها هستیم.

برای ورود به موضوع تفکر سیستمی در گام نخست باید دانست که سیستم چیست؟

سیستم چیزی است که بتوان دست کم آن را به دو جز تقسیم نمود.هیچکدام از اجزای آن به صورت مستقل بر کل تاثیر ندارد و همه به یکدیگر وابسته هستند. به عبارت دیگر بین هر دو جز هر سیستمی رابطه ای مستقیم یا غیر مستقیم وجود دارد.

خودرو یک سیستم مکانیکی است. تمام سیستم است که شما را منتقل می کند و نه بخشی از آن. هیچ بخشی به تنهایی نمی تواند شما را منتقل کند برای نمونه صندلی یا موتور یا بدنه.

انسان هم یک سیستم ارگانیک است. ویژگی اصلی انسان حیات است. هیچکدام از اجزای شما نمی تواند به تنهایی حیات ایجاد کند بلکه ماهیت کلی است که حیات را ایجاد می کند.

پس هرگاه کل به اجزا تفکیک شود ویژگی اصلی خود را از دست می دهد. برای نمونه اگر خودرو را جدا جدا کنیم و در اتاق قرار دهیم، ماشین نداریم بلکه مجموعه ای از قطعات را داریم.

این یکی از مهمترین کارکردهای مدیریت است که به آن توجه کمتری می شود.

در رویکرد سنتی مدیریت سیستم را به مجموعه ای از زیر عناصر تجزیه و سپس آن را بررسی می کنیم. فرض این است که بهبود عملکرد هر جز به بهبود عملکرد کل منجر می شود ولی این باور ۱۰۰ نادرست است.

اگر عملکرد هر قطعه بهبود یابد لزوماً سیستم ارتقا نمی یابد بلکه غالباً بدتر نیز می شود.

نمونه زیر را در نظر بگیرید در آمریکا ۵۰۰ نوع خودرو وجود دارد. فرض کنید از هرکدام یک عدد خریده و آن را در گاراژی بزرگ قرار داده اید. سپس ۲۰۰ نفر از مهندسان برجسته خودرو آورد شده است. می خواهیم بدانیم کدام خودرو بهترین موتور را دارد. احتمالاً می گویند رولزرویس. سپس از آنها بخواهیم که بگویند کدامیک بهترین سواری را دارد. جواب دهند مرسدس بنز. کدامیک بهترین مصرف سوخت احتمالا فولکس واگن و به همین ترتیب بهترین ها را شناسایی کنیم. پس از تکمیل لیست از مهندسان بخواهیم هرکدام از این بهترین قطعات را جدا کنند و آن ها را برای ساخت یک خودروی جدید سر هم کنند.

آیا ما بهترین خودرو را خواهیم داشت؟

مسلماً خیر.

اصلاً خودرو نداریم.

نحوه ارتباط میان اجزاست که تعیین کننده عملکرد سیستم است نه به صورت جدا جدا.

ولی ما همچنان فرض می کنیم که بهبود عملکرد اجزا مساوی است با بهبود عملکرد کل.

توضیحات بالا به نظر واضح می آیند؟

در ظاهر که این طور است ولی در عمل حتی بزرگترین شرکت ها نیز در دام تفکر غیرسیستمی می افتند. در کلیپ زیر نشان داده می شود که چطور شرکت بوئینگ به خاطر بی توجهی به تفکر سیستمی با فاجعه ای بزرگ روبرو شد.

یکی از صاحبنظران بزرگ در حوزه تفکر سیستمی پیتر سنج (استاد دانشگاه MIT) است. او در کتاب مشهور پنجمین فرمان چارچوب های تفکر سیستمی را بر می شمارد و به بیان ۱۱ قانون تفکر سیستمی می پردازد.

در اینجا قوانین ۱۱ گانه تفکر سیستمی او را بازگو می کنیم.

 مشکلات امروز از راه حل های دیروز ناشی می شوند

در اوایل سال ۱۹۵۰ مالاریا در برونئی شیوع پیدا کرد. سازمان بهداشت جهانی تلاش کرد تا با کمک حشره کش د.د.ت به ریشه کن کردن بیماری مالاریا بپردازد. د.د.ت کار کرد و پشه های مالاریا از بین رفتند. ولی بعد از آن چند اتفاق دیگر افتاد. سقف کاهی خانه های مردم شروع به ریختن کرد. چون د.د.ت نه تنها پشه ها بلکه زنبورها را نیز از بین برد. بنابراین زنبورها نبودند که از کرم های ابریشم تغذیه کنند. در نتیجه تعداد کرم های ابریشم زیاد شد. آنها نیز شروع به خوردن کاه های سقف کردند. علاوه بر مارمولک های کوچک نیز از بین رفتند. چون آنها نیز از حشرات تغذیه می کردند. در نتیجه گربه هایی که مارمولک را می خوردند، کم شد. با کم شدن گربه ها تعداد موش ها رو به ازدیاد گذاشت که منجر به بروز بیماری طاعون و تیفوس شد. راه حل سازمان بهداشت جهانی چه بود؟ آماده کردن تعدادی گربه و ارسال آنها به برونئی!

هرچه بیشتر فشار بیاورید، سیستم شما را بیشتر پس خواهد زد

هرچه بیشتر فشار بیاورید، سیستم شما را بیشتر پس خواهد زد

در كتاب قلعه حیوانات اسب باركشی هست كه همیشه یک پاسـخ بـرای همه پرسش ها داشت. او می گفت «من سخت تر كار خـواهم كـرد». در نظـر اول ایـن شـعار سـبب تحریـك و سخت كوشی سایرین می شد. ولی پس از چندی آثار مخرب و نتایجی معكوس به بـار آورد. انجـام كـار بیشتر سبب افزایش ارجاع كار به او می گردید و این چرخه پیوسته ادامه داشت. در تفكر سیستمی ایـن پدیده «بازخورد جبرانی» نامیده می شود. این مفهوم در واقع بیـانگر پاسـخ خـلاف انتظـاری اسـت كـه سیستم به یك عمل به ظاهر صحیح و مناسب می دهد.

مثال دیگر این قانون در گفتگوهاست. در مکالمات‌، سعی می‌کنیم با مخالفت کردن با حرف‌های طرف مقابل، روی حرف خودمان تأکید کرده باشیم. درصورتی‌که دقیقا همین فشار ما به آنها انگیزه می‌دهد بیشتر روی حرف خودشان بمانند. در واقع به آنها کمک می‌کنیم با قدرت بیشتری با ما مبارزه کنند. برای مقابله با این موضوع، اجازه بدهید سیستم خودش راه‌حل را پیدا کند.

رفتارها و نتایج خوب مقطعی و زودگذر به دنبال خود نتایج بدی به بار می آورنـد.

بهترین مثال از این قانون را می توان در کاریکاتور زیر مشاهده کرد. این فرد تلاش می کند تا با دور کردن یک قطعه فضای بازتری برای خود بسازد. در حالی که در بلندمدت او قربانی این رفتار خود خواهد شد.

بسیاری از اوقات سازمان ها به جای حل مشکل به کنترل شرایط می پردازند. در حالیکه با تعامل با ذی نفعان می توان به راه حل های ماندگار دست یافت.

راه حل های ساده انگارانه راه به جایی نمی برند

افسانه قدیمی وجود دارد كه در آن شخصی كلید منزل خود را در مقابل درب خانه گم كـرد ولـی بـه دنبال آن در كوچه می گشت و دلیل این كار را روشن بودن كوچه و تاریكی درب منزل عنوان كرد. آبراهام کاپلان، متخصص علوم رفتاری می‌گوید: چکشی به دست یک بچه کوچک بدهید، و او تصور خواهد کرد که باید به هر چیزی که می‌بیند با آن چکش ضربه بزند. به عبارت دیگر اگر تنها ابزاری که در اختیار دارید «چکش» است، شما تمایل دارید همه مشکلات را به شکل یک «میخ» ببینید.

درمان می تواند از خود بیماری بدتر باشد

سنج می نویسد: «گاهی اوقات راه حل آسان یا آشنا نه تنها موثر نیست، بلکه گاهی اوقات اعتیاد آور و خطرناک است… طولانی مدت و موذیانه ترین پیامد به کارگیری راه حل های غیر سیستمی افزایش نیاز به راه حل های بیشتر و بیشتر است.»

بعضی اوقات دارو نه تنها بی اثر است بلكه ممكن است منجر به وابستگی شدید بیمار به دارو و ایجاد ضعف در سیستم بدن شود. پیتر سنج می‌گوید: «هرچه تکیه بر مداخله بیشتر شود، قدرت سیستم برای خوددرمانی کمتر می‌شود.»

سریعتر دیرتر به هدف می رسد

طبق داستان معروف لاک‌پشت و خرگوش، می‌دانیم که وقتی درگیر سریع رفتن هستیم ممکن است عقب بمانیم. هر سیستمی برای خودش سرعت بهینه و خاصی دارد. گاهی مدیران نگران هستند که برنامه ها زود به بار ننشیند و از اقدامات «اصلاحی» استفاده می‌کند. مثلا می‌گویند: «مشاوری استخدام کردم که شرایط را اصلاح کند.» نسبت به این واژه حساس باشید. اگر بخواهیم در بازه‌ی زمانی کوتاه، اصلاحات سریع انجام دهیم، ممکن است تا مدت‌ها مجبور باشیم تاوان پس بدهیم تا آسیب‌های وارده به سیستم را رفع کنیم. هیچ سیستمی در یک شب قادر به تحول نخواهد بود. پیدا کردن راه‌حل پایدار، زمان‌بر است.

علت و معلول رابطه‌ی مشخص با زمان و مکان ندارند

تا به حال پیش آمده که برای زودتر رسیدن آسانسور چندین بار دکمه آن را فشار دهید؟ ولی تا به حال چقدر پیش آمده در حمام صبر کرده اید تا آب سرد بگذرد و آب گرم شود؟ ذات آدمی اینگونه است که وقتی تلاشی می‌کند، می‌خواهد در یک بازه‌ی زمانی کوتاه، به نتیجه‌ای ملموس برسد. چالش اینجاست که بعضی اوقات رابطه مشخص و زودهنگامی میان علت و معلول وجود دارد، ولی نه همیشه.

تغییرات کوچک می‌توانند نتایج بزرگی در پی داشته باشند. ولی ناحیه‌ای که بیشترین تاثیر را دارد معمولا در فهرست آخرین گمان هاست

در «قانون اهرم» گفته می‌شود تمرکز دقیق روی «مکان درست»، می‌تواند تغییرات بزرگی را ایجاد کند، حتی اگر این تمرکز اندک باشد. مشکل اینجاست که این «مکان درست» عموما قابل تشخیص نیست.

یک نمونه‌ی جالب از اقدامات کوچک و نسبتا غیرعادی، استفاده از حشرات برای کنترل حشرات است! مثلا در بسیاری از فضاهای سبز، برای کنترل حشرات مزاحم از زنبورها استفاده می‌شود. این یک راهکار هوشمندانه است که لزوما مشهود هم نبوده است. آشنایی با سیستم، کلید تشخیص اهرم در سیستم پیتر سنج است.

شما می توانید کیکی داشته باشید و آن را بخورید اما نه به یکباره

تفکر صفر و یکی یا سفید و سیاه، به نیوتن تعلق دارد. خیلی اوقات ما فکر می کنیم راه‌حل، الف یا ب یا هیچکدام است. درصورتی‌که ممکن است راه‌حل «هردو» یا ترکیبی از هرکدام از راه حل ها باشد.

تقسیم یك فیل بزرگ به دو قسمت، دو فیل كوچك به وجود نمی آورد

تقسیم کردن سیستم و تلاش برای تحلیل قطعات به شکل مستقل، بدترین روش ممکن است. راه حل درست این است که بینندگان مختلفی داشته باشیم که هرکدام از منظری به فیل نگاه کنند. راه حلی که برای مشکل عاج فیل وجود دارد ممکن است بدترین راه حل برای دم فیل باشد.

سرزنشی در کار نیست

آخرین قانون تفکر سیستمی پیتر سنج این است که در یک سیستم پیچیده، هیچ «دیگرانی» وجود ندارد. همه‌کس و همه‌چیز در ارتباط باهمند و با مشارکت همدیگر کل سیستم را می‌سازند. گاهی ما با این مفهوم مشکل داریم. مواقعی پیش می‌آید که به‌سمت سرزنش، انحراف و انکار می‌رویم. واقعیت هم این است که سخت است مسئولیت کامل چیزی را بپذیریم که فکر می‌کنیم خارج از کنترل ماست. پیتر سنج پیشنهاد می کند: گاهی اوقات مشکل بوسیله ارتباط با افرادی که آنها را به خاطر بروز مشکل سرزنش می کنیم، رفع می شود.