گام های مدیریت ذی نفعان پروژه + ۵ کلیپ از پروژه های واقعی

برچسب‌ها:

ابزارهای مدیریت ذی نفعان, تمرین, ذی نفعان, کلیپ

این محتوا را به اشتراک بگذارید:

مدیریت ذی نفعان پروژه عبارت است از:

شناسایی، برنامه‌ریزی و مدیریت تعامل با افراد اثرگذار بر پروژه یا اثرپذیر از پروژه

به صورت کلی مدیریت ذی نفعان پروژه شامل چند گام اصلی است:

۱- شناسایی ذی نفعان: برای موفقیت پروژه بسیار حیاتی است که هر چه زودتر ذی‌نفعان پروژه شناسایی شوند و سطح منافع، انتظارات، اهمیت و تأثیر آن‌ها مشخص گردد.

در کنار ثبت مشخصات عمومی ذی‌نفعان نیاز است که نتیجه تحلیل ذی‌نفعان نیز در این گام منعکس شود. بیشتر این بررسی با کمک ماتریس‌های تحلیل ذی‌نفعان انجام می‌شود. مدیر پروژه با توجه به نیاز می‌تواند از هر ابزاری استفاده نماید و با کمک آن‌ها ذی‌نفعان را دسته‌بندی نماید. نمونه‌ای از این ماتریس‌ها در اشکال زیر آورده شده است.

۲- تدوین برنامه مدیریت ذی نفعان: هدف از آن مشخص شدن راهبُرد مدیریتی برای تعامل اثربخش با ذی‌نفعان در طول عمر پروژه است. ازآنجاکه طیف ذی‌نفعان می‌تواند دامنه‌ی ذی‌نفعان ناآگاه نسبت به پروژه، مقاوم در برابر پروژه، بی‌طرف تا پشتیبان و فعال را در بربگیرد بنابراین نیاز است که در برنامه ذی‌نفعان مشخص گردد که چه میزان تعامل با هرکدام از آن‌ها در هر مرحله از پروژه نیاز است. یکی از ابزارهایی که برای این امر به کار می‌رود، ماتریس ارزیابی تعامل با ذی‌نفعان است که در آن جایگاه کنونی و جایگاهی که از نظر پروژه مطلوب است مقایسه می‌شود. هدف آن است که جایگاه ذی‌نفع به سطح مطلوب ارتقا یابد.

۳- مدیریت تعامل با ذی‌نفعان: باید دقت داشت که منظور از تعامل با ذی‌نفعان تأمین زیاده‌خواهی‌های آن‌ها نیست. همچنین برخی از ویژگی‌های مدیریت ذی‌نفعان را می‌توان با مدیریت ریسک متناظر دانست. در هر دو باید شناسایی، مطالعه، دسته‌بندی و پیگیری انجام شود، داخلی یا خارجی یا مثبت و منفی بودن آن‌ها مشخص گردد و هر دو به‌عنوان عواملی هستند که بر محیط پروژه اثرگذارند. برخلاف ریسک، ذی‌نفعان را نمی‌توان مدیریت کرد؛ بنابراین مدیریت تعامل با ذی‌نفعان به‌جای مدیریت ذی‌نفعان مدنظر قرار دارد. مدیریت مناسب تعامل، به مدیر پروژه اجازه می‌دهد تا با افزایش پشتیبانی و کاهش مقاومت ذی‌نفعان، احتمال موفقیت پروژه را افزایش دهد. مدیر پروژه با استفاده از مهارت‌های ارتباطی همچون اعتمادسازی، حل تعارض، گوش دادن فعال و غلبه بر مقاومت در برابر تغییر و همچنین مهارت‌های مدیریتی در راستای کسب تعهد، مدیریت انتظارات، پرداختن به نگرانی‌هایی که هنوز تبدیل به مشکل نشده‌اند و شفاف‌سازی مسائل شناخته‌شده گام برمی‌دارد. ایجاد دفترچه ثبت مسائل و به‌روزرسانی آن مدیر را در رسیدگی به مسئله‌های ذی‌نفعان یاری می‌دهد. همچنین اطلاع‌رسانی به ذی‌نفعان در مورد مسائل حل‌شده، تغییرهای تأییدشده و وضعیت عمومی پروژه نیز باید مدنظر باشد.

۴- کنترل تعامل با ذی‌نفعان: درنهایت نیاز است که تعامل با ذی‌نفعان کنترل شود و راهبردها و برنامه‌های تعامل با ذی‌نفعان روزآمد شود تا به این صورت کارایی و اثربخشی فعالیت‌های مرتبط با ذی‌نفعان حفظ شود و یا حتی افزایش یابد.

شناسایی مناسب ذی‌نفعان و مدیریت انتظارات و نیازهای آن‌ها نقش مهمی در موفقیت پروژه ‌ایفا می‌نماید. در فیلم‌هایی که فهرست آن‌ها در ادامه آورده شده است، ذی‌نفعان پروژه را شناسایی و اطلاعات مربوط به تعامل با آن‌ها را در جدول مربوطه تکمیل فرمایید.